Facturarea electronica

Inregistrarea operatiunilor comerciale prin mijloace electronice a fost reglementata prin Legea nr. 260/2007. Potrivit legislatiei in vigoare, factura in forma electronica este documentul in forma electronica ce caracterizeaza in mod unic si neechivoc schimbul sau vanzarea de bunuri sau servicii, semnat cu semnatura electronica si purtand marca temporala, care contine datele cuprinse in formularul facturii si care este inregistrat pe medii compatibile cu prelucrarea automata a datelor.

Facturile, bonurile fiscale si chitantele in forma electronica constituie documente justificative in intelesul Legii contabilitatii, cu conditia respectarii formatului si continutului stabilite de actele normative speciale si includerii marcii temporale care certifica momentul emiterii, precum si a semnaturii electronice a emitentului facturii.

Conditiile prevazute pentru facturile electronice nu se aplica in cazul in care nu se doreste stocarea facturilor prin mijloace electronice, ci doar transmiterea lor catre beneficiar via e-mail. Deoarece semnarea si stampilarea facturilor nu mai este obligatorie, factura primita pe e-mail si printata poate fi considerata exemplar original.                

Emiterea facturilor in forma electronica

Emiterea facturilor in forma electronica reprezinta operatiunea de intocmire, semnare electronica si marcare temporala a facturilor in forma electronica utilizand un sistem informatic omologat. Emiterea tuturor facturilor de catre o persoana fizica sau juridica se face exclusiv in una dintre urmatoarele doua modalitati, la alegerea emitentului: in forma electronica sau pe suport de hartie. Emitentul poate opta pentru schimbarea modalitatii de emitere, cu notificarea Ministerului Economiei si Finantelor. Emitentul facturii in forma electronica raspunde pentru legalitatea, autenticitatea, originea si integritatea continutului.

Emitentul facturii in forma electronica trebuie sa indeplineasca urmatoarele conditii:

a) sa utilizeze un sistem informatic omologat de Autoritatea Nationala pentru Reglementare in Comunicatii si Tehnologia Informatiei, in conditiile cap. VIII;

b) sa dispuna de mijloace tehnice si umane corespunzatoare pentru garantarea securitatii, fiabilitatii si continuitatii serviciilor de prelucrare a datelor in forma electronica;

c) sa foloseasca personal avand cunostinte de specialitate in domeniul tehnologiei semnaturii electronice si cu o practica suficienta in ceea ce priveste procedurile de securitate corespunzatoare;

d) sa fie in masura sa gestioneze si sa arhiveze toate informatiile  privind fiecare factura in forma electronica emisa, pe perioada de timp stabilita prin normele legale in vigoare;

e) sa utilizeze sisteme omologate pentru arhivarea de facturi in forma electronica in conformitate cu prevederile Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica.

Emitentul este obligat sa tina evidenta facturilor electronice emise intr-un registru electronic de evidenta a facturilor in forma electronica si sa mentioneze existenta unui exemplar pe suport de hartie, daca este cazul. Operarea in acest registru se realizeaza potrivit regulilor de operare a registrelor similare pe suport de hartie, completate cu normele metodologice emise de Ministerul Economiei si Finantelor in termen de 60 de zile de la data publicarii prezentei legi.

Transmiterea facturilor in forma electronica

Se pot transmite facturi electronice in urmatoarele conditii:

a) partile sa incheie un acord prin care sa se prevada aceasta procedura de facturare;

b) sa se garanteze autenticitatea sursei si integritatea continutului facturii

c) sa existe un document centralizator pe suport hartie, cu evidenta tuturor facturilor transmise prin schimbul electronic de date intr-o luna calendaristica

Anularea facturilor in forma electronica

Emitentul facturii in forma electronica si beneficiarul acesteia incheie un act juridic prin care se specifica anularea de comun acord a facturii sau a facturilor respective si care contine:

a) seria si numarul fiecarei facturi anulate;

b) data emiterii fiecarei facturi anulate;

c) data transmiterii fiecarei facturi anulate;

d) data anularii;

e) semnatura olografa a partilor si stampila, unde este cazul.

Actul juridic se intocmeste in trei exemplare, dintre care unul ii ramane emitentului, unul beneficiarului, iar al treilea este pastrat de persoana abilitata sa  anuleze factura electronica. Atat emitentul, cat si beneficiarul opereaza modificarea in documentele care au avut la baza facturile respective, precum si in Registrul electronic de evidenta a facturilor in forma electronica. Emitentul anuleaza factura, specificand aceasta operatiune prin marcarea facturii in forma electronica drept anulata, atasand semnatura electronica si marca temporala corespunzatoare momentului anularii, astfel incat anularea sa fie evidentiata la vizualizarea facturii in forma electronica.

Emitentul este obligat sa notifice Ministerului Economiei si Finantelor anularea facturii in forma electronica, mentionand datele de identificare a fiecarei facturi anulate si data la care a fost intocmit documentul prin care s-a convenit anularea.

Externalizarea serviciilor de emitere, transmitere si arhivare a facturilor in forma electronica

Arhivarea facturilor in forma electronica se poate face si de catre alte persoane decat emitentul acestora, in conditiile in care acestea sunt autorizate in acest sens si indeplinesc conditiile tehnice si de personal.