Obligatiile privind utilizarea unei case de marcat

Potrivit Ordonantei de Urgenta nr. 28/1999, cu modificarile si completarile ulterioare, obligatia de a detine si folosi casa de marcat revine tuturor agentilor economici care efectueaza tranzactii cu persoane fizice, cu anumite exceptii detaliate mai jos. Prin agenti economici se intelege atat societatile comerciale cat si alti comercianti, persoane fizice autorizate, persoane fizice independente, intreprinderi individuale, intreprinderi familiale. Va prezentam in continuare cele mai importate aspecte cu privire la legislatia care reglementeaza detinerea si utilizarea casei de marcat.  

Operatorii economici care efectueaza livrari de bunuri cu amanuntul, precum si prestari de servicii direct catre populatie sunt obligati sa utilizeze aparate de marcat electronice fiscale. Acestia au obligatia sa emita bonuri fiscale cu aparate de marcat electronice fiscale si sa le predea clientilor. La solicitarea clientilor, utilizatorii vor elibera acestora si factura fiscala.

Obligatia operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale ia nastere de la data inceperii activitatilor comerciale desfasurate In fiecare locatie. In termen de 24 de ore de la fiscalizarea casei de marcat acestia trebuie sa se prezinte la Administratia Financiara de care apartine punctul de lucru, cu o Declaratie de Instalare eliberata de unitatea de service, pentru a se inregistra fiscalizarea.

Aparatele de marcat electronice fiscale sunt livrate prin distribuitori autorizati.Acestia au dreptul de a comercializa aparate de marcat electronice fiscale, inclusiv produsele complementare acestora, pentru care au obtinut avizul, precum si obligatia sa asigure service la aceste aparate atat in mod direct, cat si prin alti operatori economici acreditati.

Operatorii economici au obligatia de a programa in casa de marcat toate denumirile produselor si serviciilor pe care le comercializeaza, astfel incat bonurile emise catre clienti sa contina descrierea exacta a produselor sau a serviciilor platite.

La sfarsitul fiecarei zile in care se foloseste casa de marcat, utilizatorii trebuie sa emita un raport de golire (Raport Z), care se depune la contabilitate si se evidentiaza in registrul de casa.

In situatia defectarii aparatelor de marcat electronice fiscaleutilizatorii sunt obligati ca in momentul constatarii defectiunii sa anunte distribuitorul autorizat care a livrat aparatul sau, dupa caz, unitatea de service acreditata a acestui distribuitor autorizat. Pana la repunerea In functiune a aparatelor de marcat electronice fiscale, operatorii economici utilizatori sunt obligati sa inregistreze intr-un registru, special intocmit in acest sens, toate operatiunile efectuate si sa emita facturi fiscale pentru respectivele operatiuni, la cererea clientului.

In situatia umplerii memoriei fiscale sau atunci cand aceasta trebuie inlocuita ca urmare a defectarii, ori cand nu mai poate fi folosita de catre utilizatori din diverse motive, precum si in cazul in care acestia isi inceteaza activitatea, operatorii economici sunt obligati ca, dupa citirea memoriei si preluarea rolei pe care sunt inregistrate datele din aceasta de catre organul fiscal teritorial, sa predea memoria fiscala spre pastrare si arhivare directiilor generale ale finantelor publice judetene sau a municipiului Bucuresti, dupa caz. Pastrarea si arhivarea memoriilor fiscale se asigura pentru o perioada de minimum 10 ani.

In situatia emiterii eronate a unui bon fiscal, potrivit prevederilor Hotararii nr. 479/2003 republicata, privind aprobarea Normelor metodologice pentru aplicarea Ordonantei de urgenta nr. 28/1999, pentru corectarea sau anularea inregistrarii operatiunii, operatorul economic va intocmi un dosar ce trebuie sa cuprinda:

• sesizarea scrisa a persoanei care a efectuat gresit operatiunea, cu precizarea motivatiei de corectare sau de anulare a acesteia, precum si a numarului de ordine al bonului fiscal de corectat, a orei si minutului emiterii acestuia;
• decizia scrisa de aprobare a corectarii operatiunii gresit efectuate, emisa de directorul financiar-contabil, contabilul-sef sau de alta persoana care raspunde de gestionarea patrimoniului unitatii;
• copie de pe nota sau notele de receptie si constatare de diferente, intocmite de la ultima inventariere pana la zi, prin care a fost stabilit pretul cu amanuntul al produsului sau produselor inregistrate gresit in aparatul de marcat electronic fiscal;
• nota de contabilitate care reflecta operatiunea efectuata.

In ceea ce priveste consumabilele folosite, utilizatorii de aparate de marcat electronice fiscale sunt obligati:

• sa foloseasca numai consumabile de tipul si cu caracteristicile tehnice prevazute In manualul de utilizare a aparatului respectiv;
• sa foloseasca numai consumabile care asigura mentinerea lizibilitatii datelor pe perioada de arhivare prevazuta de lege;
• sa solicite distribuitorului autorizat de la care a cumparat aparatul sau unitatii acreditate de catre acesta completarea manualului de utilizare cu informatii privind tipul si caracteristicile tehnice ale consumabilelor, daca manualul de utilizare a aparatului respectiv nu contine astfel de informatii;
• sa incheie cu furnizorii consumabilelor contracte ferme continand clauze de livrare numai a consumabilelor de tipul si cu caracteristicile tehnice prevazute in manualul de utilizare, precum si clauze privind daunele la care sunt indreptatiti utilizatorii in cazul nerespectarii clauzelor contractuale de catre furnizori;

Utilizatorii caselor de marcat sunt de asemenea obligati sa inregistreze banii personali detinuti de angajati si/sau de administratorul unitatii intr-un registru special intocmit in acest sens si sa introduca, la inceputul fiecarei zile, in aparatele de marcat electronice fiscale soldul initial reprezentand monedele/bancnotele divizionare necesare pentru a da restul clientului

In plus, operatorii economici sunt obligati sa afiseze la loc vizibil anunturi de atentionare a clientilor cu privire la obligatia acestora de a pastra bonul fiscal pana la iesirea din unitate. Lipsa afisarii acestui anunt constituie contraventie, fiind sanctionata cu amenda de la 2.000 la 4.000 lei.

Neindeplinirea obligatiei operatorilor economici de a se dota si de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale avizate precum si neemiterea bonului fiscal pentru toate bunurile livrate sau serviciile prestate ori emiterea de bonuri cu o valoare inferioara celei reale se sanctioneaza cu amenda de la 8.000 lei la 40.000 lei, in unele cazuri putand fi dispusa si suspendarea activitatii pe o perioada de 3 luni.

Sumele gasite la punctele de vanzare si care nu pot fi justificate prin datele inscrise in documentele emise de aparatele de marcat electronice fiscale sunt considerate fara provenienta si se confisca.

Sunt exceptati de la obligativitatea dotarii cu case de marcat operatorii economici care, desi fac livrari/prestari direct catre populatie, presteaza urmatoarele tipuri de activitati:

• comertul ocazional cu produse agricole autohtone efectuat de catre producatorii agricoli individuali detinatori de autorizatie in piete, targuri, oboare sau in alte locuri publice autorizate;
• livrarile de bunuri efectuate prin automatele comerciale;
• serviciile de parcari auto a caror contravaloare se incaseaza prin automate;
• activitatile de jocuri de noroc desfasurate cu mijloace tehnice de joc ce functioneaza pe baza acceptatoarelor de bancnote sau monede;
• serviciile de alimentatie publica efectuate in mijloace de transport public de calatori;
• vanzarea de ziare si reviste prin distribuitori specializati;
• transportul public de calatori pe baza de bilete sau abonamente tiparite conform legii, precum si cu metroul;
• activitatile pentru care incasarile se realizeaza pe baza de bonuri cu valoare fixa tiparite conform legii bilete de acces la spectacole, muzee, expozitii, targuri si oboare, gradini zoologice si gradini botanice, biblioteci, locuri de parcare pentru autovehicule, bilete de participare la jocuri de noroc si altele similare;
• activitatile de asigurari si ale caselor de pensii, precum si activitatile de intermedieri financiare, inclusiv activitatile auxiliare acestora. Nu sunt exceptate activitatile de schimb valutar cu numerar si substitute de numerar pentru persoane fizice, altele decat operatiunile efectuate de punctele de schimb valutar din incinta institutiilor de credit, apartinand acestor institutii, precum si cele efectuate prin intermediul automatelor de schimb valutar;
• activitatile desfasurate ca profesii libere sub toate formele de organizare care nu implica crearea unei societati comerciale;
• vanzarea obiectelor de cult si serviciile religioase prestate de institutiile de cult;
• comertul cu amanuntul prin comis-voiajori, precum si prin corespondenta, cu exceptia livrarilor de bunuri la domiciliu efectuate de magazine si unitatile de alimentatie publica, pe baza de comanda;
• serviciile de instalatii, reparatii si intretinere a bunurilor, efectuate la domiciliul clientului;
• vanzarea pachetelor de servicii turistice sau de componente ale acestora de catre agentiile de turism;
• furnizarea la domiciliul clientului a energiei electrice si termice, a gazelor naturale, a apei, a serviciilor de telefonie, inclusiv de telefonie mobila, de posta si curier, de salubritate, de televiziune, inclusiv prin cablu, de Internet;
• efectuarea lucrarilor de constructii, reparatii, amenajari si intretinere de locuinte;
• serviciile medicale cu plata prestate la domiciliul sau la locul de munca al clientului